בעיקרו של דבר, שיתוף מסך מסתמך על פרוטוקולים ותוכנה ספציפיים הלוכדים את התוכן המוצג על מסך אחד ומשדרים אותו דרך האינטרנט להתקנים מחוברים אחרים. כאשר משתמש יוזם שיתוף מסך, התוכנה או היישום מצלמים-תמונת מצב או זרם וידאו בזמן אמת של התצוגה ומצפינים אותה לשידור יעיל. נתונים אלה נשלחים לאחר מכן למכשיר השני, מפוענחים ומוצגים כסרטון חי על מסך הצופה.
שיתוף מסך נתמך באופן נרחב על ידי תוכנות ועידת וידאו, יישומי שולחן עבודה מרוחק ואפילו תוכנות מיוחדות לתמיכת לקוחות. פלטפורמות רבות, כגון Zoom, Microsoft Teams ו-Splashtop, מאפשרות למשתמשים לבחור באיזה חלק במסך לשתף-בין אם זה התצוגה כולה, חלון מסוים או רק כרטיסיית דפדפן-הנותנת גמישות ושליטה. לעתים קרובות ניתנות גם אפשרויות אודיו, המאפשרות למציגים להסביר תוכן חזותי או לספק הדרכה בזמן שיתוף המסך שלהם.
התהליך אולי נראה מורכב, אבל הוא יעיל וידידותי למשתמש, מה שהופך אותו לנגיש בקלות גם למי שאינו מתמצא בטכנולוגיה-. שיתוף מסך מאפשר תקשורת חזותית מיידית, מה שהופך אותו לכלי פופולרי עבור צוותים מרוחקים, תמיכת IT ומחלקות שירות לקוחות.
